Ifes implanta Plano de Gestão Documental Aplicada

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O Instituto Federal do Espírito Santo – Ifes vem empreendendo iniciativas, como a criação da Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD, para dar início à reforma estrutural, técnica e metodológica de gestão documental. Esse processo irá agilizar o acesso aos documentos e às informações, de forma que se torne possível sua disponibilização, física ou virtual.

Com isso, a partir de segunda-feira (26), o grupo de trabalho do Projeto de Gestão Documental e Aplicada – PGDA estará no campus Cachoeiro de Itapemirim. A visita faz parte das atividades de implantação, com abertura, treinamentos e coletas de dados, realizadas pelo PGDA.

Além do campus Cachoeiro, também iniciam a implantação do PGDA neste mês de março os campi de Alegre, Guarapari e Aracruz. O PGDA conta com o apoio da Reitoria e foi aprovado pelo Colégio de Dirigentes.

Os servidores do campus Serra participaram, na quarta-feira (21), de treinamento para conhecimento do Sistema de Coleta de Informação Documental – SCID. O treinamento aconteceu no auditório do campus e foi ministrado pelo coordenador do projeto, Célio Nogueira.

Os servidores puderam conhecer algumas das funcionalidades do SCID e tirar dúvidas sobre a sua aplicação nos respectivos setores. O Sistema estará disponível para visualização a partir de segunda-feira (26), no endereço https://documentos.cefetes.br/scid/. Porém, os lançamentos no SCID poderão ser realizados somente após o cadastro do Siape dos servidores.

O treinamento é uma iniciativa da CPAD e, no campus Serra, a subcomissão é representada pela servidora Sara Gregório Dias, membro da Comissão; e pelas servidoras Rosângela César Vargas, da Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas; Lorena de Oliveira Carlesso, da Coordenadoria de Licitação e Compras; e Geruza Ferreira Martins, da Coordenadoria de Registros Acadêmicos. As três são membros da subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos.

Na terça-feira (20), o coordenador do Projeto, Célio Nogueira, esteve no campus Vila Velha para visita de monitoramento e acompanhamento. “Após a implantação do PGDA no campus para o início das atividades, a coordenadoria passará a fazer visitas para dar apoio à subcomissão constituída no campus, mensurar as atividades desenvolvidas, e fazer o levantamento das necessidades e dificuldades encontradas”, ressalta.

A previsão é que o projeto seja implantado, com início das atividades, até julho deste ano, tendo até 60 semanas para a execução de todas as suas ações, desde a produção à implantação. Entre as atividades relacionadas ao projeto, estão o levantamento e a análise de documentos. O Ifes visa à transparência e à gestão democrática, de forma a simplificar e ampliar o acesso dos cidadãos às informações e aos serviços prestados pelo Instituto.