GeDoc lança serviço de envio das informações publicadas diariamente para os servidores

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O Sistema de Gestão e Geração de Documentos (GeDoc), que reúne mais de 48 mil documentos do Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes), lançou nesta semana o serviço “GeDoc Informa”. A nova ferramenta do sistema consiste no envio de um e-mail informando ao servidor os atos em qual foi mencionado, de portarias de progressões a relatórios de diárias e passagens.

O informativo é enviado após a indexação dos arquivos publicados no site e boletim de serviço (de todos os campi) no GeDoc, e utiliza a lista do sistema de Gestão de Pessoas para procurar o nome dos servidores em documentos publicados no dia anterior. Os resultados são colocados em um e-mail e enviados para cada servidor. O objetivo do serviço é proporcionar que os documentos e informações nos quais cada um é citado sejam recebidos sem a necessidade de fazer buscas.

Para o servidor Estêvão Bissoli Saleme, analista de Tecnologia da Informação, o informativo facilitará o cotidiano do servidor. “É uma maneira de ficar sabendo sobre os atos envolvendo seu nome na instituição, proporcionando mais transparência e comodidade. Esperamos que esse serviço também reduza os pedidos por informações sobre publicações de portarias nos locais onde elas são confeccionadas”, comenta.

Sobre alguns problemas ocorridos na fase de testes e adaptação do novo serviço, a equipe responsável pelo Gedoc lamenta o transtorno e pede desculpas pelos inconvenientes gerados nos últimos dias, quando o sistema disparou repetidos e-mails e ficou indisponível por um período. As questões foram solucionadas e o envio do informativo já foi normalizado.

O sistema
O GeDoc é um sistema para controle e geração de documentos baseado em modelos previamente definidos que tem o objetivo de dar mais agilidade ao processo de produção de documentos institucionais paralelamente à padronização e organização do acervo documental. O sistema suporta a produção de ofícios, portarias, memorandos, despachos e resoluções, e traz uma interface simples e intuitiva que possibilita ao usuário acompanhar, criar e editar de forma padronizada os documentos oficiais.

Acesse o GeDoc: http://gedoc.ifes.edu.br.