SIG-Ifes entra em funcionamento na Reitoria a partir de segunda-feira (11)

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A partir deste mês de abril, todos os setores da Reitoria iniciarão o uso do Sistema de Informações Gerenciais do Ifes (SIG-Ifes). Todos os processos do Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) serão integrados por meio do sistema, dando apoio ao planejamento, organização e controle das operações diárias dos setores, fornecendo informações e dados aos administradores. Para apresentar o cronograma e detalhar as ações de implantação do SIG foram realizadas duas reuniões com servidores da Reitoria, na quarta (6) e quinta-feira (7).

O SIG-Ifes foi desenvolvido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e disponibilizado por meio de convênio para o Ifes. A implantação do SIG é realizada pelas diretorias de Tecnologia da Informação (DRTI) e de Planejamento (DPLA).

O primeiro módulo a entrar em uso será o de Protocolo, nesta segunda-feira (11), com as funcionalidades “Memorandos” e “Documentos”. E a partir do dia 25 de abril, a funcionalidade “Processos” estará disponível para uso. A utilização definitiva na Reitoria tem o objetivo de detectar eventuais problemas e dificuldades antes do sistema ser utilizado nos campi, dando mais agilidade ao trabalho.

O módulo de Protocolo trará mais agilidade a atividades como envio de memorandos para setores e memorandos circulares, abertura de processos, entre outros. O sistema permite o envio e recebimento automático de memorandos e notifica os usuários por e-mail para acompanhamento da tramitação de processos e documentos.

Traz ainda a possibilidade de diminuir o uso de malotes, o que reduz os custos com esse serviço na instituição; e leva à economia de material e de espaço físico, pois os documentos serão todos eletrônicos. Ou seja, a utilização do sistema trará eficiência ao serviço e redução de custos.

As dúvidas referentes ao uso das funcionalidades do módulo podem ser sanadas com os servidores da Coordenadoria de Protocolo e Arquivos da Reitoria.

Próximos módulos
O SIG-Ifes contempla cinco sistemas: o Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac); o Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH); o Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (SIGAA); o Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged); e o Sistema Integrado de Gestão de Administração e Comunicação (SIGAdmin). Cada sistema é composto por dezenas de módulos.

A implantação inicial do SIG-Ifes vai contemplar apenas o Sipac e o SIGRH. O uso definitivo das funcionalidades do módulo Transporte será a partir do dia 18 e o módulo Plano de Saúde começa no dia 25 de abril, mas sua utilização é restrita à Diretoria de Gestão de Pessoas. No mês de maio, serão implantados os módulos Férias e Auditoria Interna.

Campi
Os planos da DRTI e da DPLA são de que os principais módulos do Sipac e do SIGRH estejam funcionando em todas as unidades do Ifes até o final de 2016. Para isso, servidores dessas diretorias irão percorrer todos os campi do Instituto para apresentar o sistema e iniciar a implantação do módulo Transporte.

O cronograma de visitas aos campi ainda será confirmado, mas no dia 19 de abril já será realizada a apresentação no Campus Serra.

Acesse o SIG-Ifes.