Ifes vai abolir memorandos de papel em setembro com o uso do SIG

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O Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) marcou uma data para encerrar a tramitação de memorandos de papel entre os setores dos campi e da Reitoria: 26 de setembro. A partir desse dia, esse tipo de documento tramitará apenas pelo Sistema Integrado de Gestão do Ifes (SIG-Ifes). A plataforma tem o objetivo de integrar os processos do Instituto, dando apoio ao planejamento, organização e controle das operações diárias dos setores.

A medida tem como objetivo atender ao Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo na administração pública federal. E ainda à Portaria nº 1.042, de 4 de novembro de 2015, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação.

O SIG-Ifes contempla cinco sistemas, sendo que dois deles estão sendo inicialmente implantados no Instituto: o Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac); e o Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH). A Diretoria de Tecnologia da Informação (DRTI) divulgou um cronograma para que sejam realizados os últimos ajustes necessários para a utilização do Módulo de Protocolo, que faz parte do Sipac, em todas as unidades da instituição, para a elaboração e tramitação de memorandos.

As unidades de Gestão de Pessoas dos campi e da Reitoria farão, até a próxima quinta (25), os acertos no cadastro para que todas as informações dos servidores estejam corretas, como local de exercício e eventuais cargos ou funções de confiança que ocupem. Esse passo é pré-requisito para que o SIG possa funcionar de forma correta no Ifes. Já no dia 1º, os servidores da área de Gestão de Pessoas passarão por uma capacitação. Os ajustes finais serão feitos depois da capacitação, para que no dia 26 de setembro todas as unidades da instituição possam utilizar o Módulo de Protocolo

O diretor de Tecnologia da Informação, Joubert Alexandrino de Souza, informa que será disponibilizado um manual para o uso do sistema e que os servidores de setores como Protocolo e Arquivo também estarão capacitados para auxiliar no esclarecimento de dúvidas. Ele lembra que o memorando é um documento de comunicação entre setores, que pode ser enviado somente pela chefia e eventual substituto ou auxiliar.

Sobre a implantação do SIG-Ifes, ele lembra que na Reitoria estão na fase final de testes, os módulos de Plano de Saúde e Férias, integrantes do SIGRH, e de Auditoria, do Sipac. Já nos campi Cariacica, Colatina, Itapina, Linhares, Nova Venécia, São Mateus e Serra, está implantado o Módulo de Transportes do Sipac.

Para saber mais sobre o SIG, acesse a Wiki elaborada pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), desenvolvedora do sistema.