Processos no Ifes tramitarão de forma eletrônica a partir de junho

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A Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional (Prodi), do Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes), realiza esta semana, dois eventos para apresentar aos gestores de toda a instituição informações sobre a nova funcionalidade de processos do Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), que faz parte do Sistema Integrado de Gestão da instituição (Sig-Ifes). A previsão é que a partir de 1º de junho, todos os processos na instituição tramitem eletronicamente, de forma total ou híbrida.

A primeira reunião acontecerá para os gestores da Reitoria, nesta quinta-feira (12), das 14h às 16h, no miniauditório, com a participação de pró-reitores, diretores sistêmicos, coordenadores e assessores. Na sexta-feira (13) haverá uma webconferência, no mesmo horário, para chefes de gabinete e de protocolo, além de diretores-gerais e de administração dos campi.

Durante os eventos serão apresentados os aspectos legais da implantação, a metodologia, o manual de processos eletrônicos, os modelos eletrônico e híbrido, os cenários de uso, o cronograma de implantação, a portaria de implantação, e também será disponibilizado um momento para questionamentos do público participante.

O diretor de planejamento do Ifes, Elton Siqueira Moura, comenta a diferença entre a tramitação eletrônica total e híbrida. “Há 11 processos que não tramitarão mais de forma física, apenas eletrônicamente. Criamos um manual que apresenta a organização e padroniza a formação processual eletrônica para todos eles. Todos os outros processos tramitarão de forma híbrida, em que o processo segue na forma física com registro de entrada e saída no Sipac”, explica.

De acordo com o cronograma de implantação, entre os dias 15 e 26 de maio, a funcionalidade deverá ser usada como piloto, na Reitoria e nos campi Vitória e Serra. O objetivo é identificação de novos cenários e ajustes no manual.

Veja o cronograma completo:

11/05 – Apresentação na Reitoria sobre a implantação da funcionalidade de processos no Ifes – Módulo de Protocolo do SIPAC/SIG.
12/05 – Apresentação via web conferência para os campi do Ifes.
15/05 – Publicação do Manual de Tramitação de Processos.
15 a 26/05 – Projeto piloto na Reitoria e nos campi Vitória e Serra.
19/05 – Publicação de portaria oficializando o uso da funcionalidade de processos no Ifes.
19/05 – Apresentação da Tabela Conarq (webconferência para os gabinetes e protocolos dos campi).
18/05 – Treinamento oficial da UFRN via webconferência para os gabinetes e protocolos dos campi (data a confirmar).
01/06 – Uso institucionalizado da funcionalidade de processos em todo o Ifes.