Ifes contrata soluções digitais para compra de materiais e transporte de servidores

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O Instituto Federal do Espírito Santo (Ifes) está implantando um novo modelo para compra e gestão de materiais de expediente, de informática e de manutenção predial. O Almoxarifado Virtual já está em uso de forma experimental na Reitoria e, ainda este ano, há previsão de implantação em caráter de teste pelo Campus Piúma. Caso sejam constatadas suas vantagens – de dar mais agilidade, proporcionar economia e liberar espaços e servidores para a realização de outros trabalhos –, a intenção é expandir para todos os campi da instituição em 2020.

A iniciativa se baseia no sistema chamado “just in time”, que tem como premissa a entrega de itens na hora exata em que são necessários, sem a formação de um estoque, gerando mais agilidade e evitando desperdícios. O assessor de projetos especiais da Reitoria, Dennis Cazeli Ferreira, explica que a contratação de uma empresa para fornecimento de materiais nesses moldes foi realizada em julho.

Agora, os coordenadores dos setores começarão a receber os dados para login no sistema, no qual poderão solicitar diretamente, mês a mês, os insumos necessários (entre materiais de papelaria, limpeza e informática). A contratação contempla um total de 250 itens. Haverá um cronograma mensal com datas para inclusão dos pedidos, validação pela Diretoria de Administração e entrega.

Dennis explica que a contratação no Ifes se baseou na experiência de outros órgãos públicos, como a Advocacia-Geral da União, Instituto Chico Mendes de Conservação e Biodiversidade e Ministério da Economia, que relataram uma queda de 68% nos gastos com esse tipo de material, um pouco pela redução nos valores dos itens, mas na maior parte pela diminuição de desperdícios e custos administrativos com a gestão de estoques.

Transporte por aplicativo
A Reitoria também realizou a contratação de um serviço de transporte que vai atender aos servidores e colaboradores com a utilização de um aplicativo, semelhante ao Uber ou 99Pop. O contrato foi assinado na última quarta-feira (4), e a previsão é que o serviço comece a ser prestado ainda no mês de setembro.

O transporte será pedido via aplicativo da empresa vencedora da licitação. Será possível realizar viagens a trabalho dentro da Grande Vitória, sendo que o aplicativo terá cadastrados em sua base os dados dos servidores da Reitoria. Como forma de pagamento, será inserido um voucher. Mais detalhes do funcionamento serão repassados posteriormente.

A previsão, segundo Dennis Cazeli Ferreira, é de uma economia de, pelo menos, 13% em relação aos gastos atuais com a frota própria. Ele explica ainda que a empresa vai emitir relatórios mensais com as viagens feitas, para conferência e fiscalização. Além da Reitoria, o Campus Vila Velha aderiu à licitação para deslocamento dos seus servidores na Grande Vitória; e os campi Aracruz e Barra de São Francisco também aderiram para que, quando seus servidores estiverem na região metropolitana a serviço, possam utilizar o aplicativo. Outros campi poderão fazer a adesão, a partir desta experiência inicial.